Digitalização com Validade Legal – Decreto 10.278

A digitalização de documentos é uma prática cada vez mais comum em empresas e instituições. Ela permite converter registros físicos em formatos digitais, facilitando o acesso, a organização e a segurança das informações. No entanto, para que esses documentos digitalizados tenham validade legal, é essencial seguir as normas e regulamentações adequadas. O Decreto nº 10.278, publicado em 18 de março de 2020, estabelece os requisitos técnicos para a digitalização de documentos públicos e privados. Vamos explorar os principais pontos desse decreto:

1. Objetivo do Decreto:
   • O Decreto 10.278 regulamenta o disposto no inciso X do caput do art. 3º da Lei nº 13.874, conhecida como Lei da Liberdade Econômica, e no art. 2º-A da Lei nº 12.682.
   • Seu objetivo é garantir que os documentos digitalizados tenham os mesmos efeitos legais dos documentos originais.


2. Âmbito de Aplicação:
   • O decreto se aplica aos documentos físicos digitalizados produzidos por:
     • Pessoas jurídicas de direito público interno, mesmo quando envolvem relações com particulares.
     • Pessoas jurídicas de direito privado ou pessoas naturais, para comprovação perante outras entidades.
   • Não se aplica a documentos nato-digitais, operações financeiras, microfilmes, documentos audiovisuais, identificação e documentos de porte obrigatório.


3. Definições Importantes:
   • Documento Digitalizado: Representante digital do processo de digitalização do documento físico e seus metadados.
   • Metadados: Dados estruturados que permitem classificar, descrever e gerenciar documentos.
   • Documento Público: Documentos produzidos ou recebidos por pessoas jurídicas de direito público interno ou entidades privadas encarregadas de serviços públicos.
   • Integridade: Estado dos documentos que não foram corrompidos ou alterados de forma não autorizada.


4. Regras Gerais de Digitalização (Art. 4º):
   • Os procedimentos e tecnologias utilizados na digitalização devem assegurar:
     • Integridade e confiabilidade do documento digitalizado.
     • Rastreabilidade e auditabilidade dos procedimentos empregados.
     • Padrões técnicos para garantir qualidade da imagem e legibilidade.
     • Confidencialidade, quando aplicável.
     • Interoperabilidade entre sistemas informatizados.

Em resumo, o Decreto 10.278 é fundamental para empresas que desejam adotar a digitalização como parte de sua gestão documental. Ela oferece segurança jurídica e facilita a transição para o mundo digital.